머리 큰 사장님들 수십명이 함께 협업하면서 한 방향으로 나아가게 하기 위해서는 리더의 능력이 무척 중요합니다. 특히 리더가 자신의 친화력 같은 “개인기”가 아니라 시스템을 운영할 수 있는 능력을 갖추느냐가 관건입니다. 그 시스템 운영의 모범을 보여 주는 사례가 있습니다.
매주마다 만나는 비즈니스 협업팀의 리더에게 고민이 있었습니다. 이 그룹은 아침 6:30분까지 와서 서로 지난 한 주 동안의 비즈니스 진행 상황에 대해 얘기를 나누는 “오픈 네트워킹” 시간을 갖고 7시부터 미팅을 시작합니다. 7시 이후에 오는 사람은 지각으로 처리하여 관리를 하고 있었습니다. 문제는 취지와 달리 일찍 와서 오픈 네트워킹에 참여하는 멤버가 많지 않다는 것이었습니다. 7시가 다 되어 오는 멤버들도 많았고 지각을 하는 멤버도 적지 않았습니다.
리더는 멤버들에게 오픈 네트워킹과 지각을 하지 않는 것의 중요성을 여러 차례 강조하였습니다. 하지만 멤버들의 행동은 바뀌지 않았습니다. 다행히도 이 리더는 현명한 분이었습니다. 어리석은 리더는 사람들이 자신이 얘기한대로 따라 주지 않으면 화를 내거나 비난하거나, 포기하거나 하는데 이 리더는 그렇지 않았습니다. 대신 어떻게 하면 자신이 원하는 결과, 즉 “멤버들이 일찍 와서 효과적인 오픈 네트워킹을 하도록 하는가”를 이루기 위한 방법을 찾았습니다. 그리고 그는 두 가지 제도를 시행했습니다. 첫번째는 미팅에 도착한 순서대로 회의에서 발표 기회를 주는 것이었습니다. 두 번째는 제일 늦게 온 두 명에게 미팅에서 발언하는 사람들에게 마이크를 가져 다 주는 심부름을 하는 마이크 담당을 시킨 것입니다.
이 두 제도를 시행한 후 한 달도 지나지 않아 모임에는 커다란 변화가 일어났습니다. 멤버 대부분이 6:30분 전에 와서 오픈 네트워킹을 활발히 하게 된 것입니다. 더구나 7시가 넘어 오는 멤버의 수도 급격히 줄었습니다. 멤버들은 도착한 순서대로 발표기회를 주니 자연히 누가 일찍 왔고, 누가 늦었는지 서로 알게 되었습니다. 더구나 멤버는 마이크 담당을 하는 것을 귀찮으면서 부끄러운 일로 생각했습니다. 어떻게든 마이크 담당을 하지 않기 위해 일찍 왔습니다. 리더가 시행한 작지만 중요한 시스템 덕분에 지금 이 팀은 한 달 전의 그 팀이라 생각하기 어려울 정도로 활기차게 협업이 잘 되는 팀으로 변했습니다.
협업팀을 운영할 때 시스템적으로 운영하라는 말은 거창하고 추상적으로 들립니다. 하지만 위의 예에서 보듯 시스템적으로 운영하는 것은 원하는 결과를 만들어 내는 행동을 유도하기 위한 약속과 순서를 정하는 것입니다. 진정한 싸움의 고수는 한 방으로 급소를 쳐서 상대를 쓰러 뜨리듯, 진정한 명의는 가장 중요한 혈에 놓는 침 한두대로 환자를 고치듯, 효과적인 협업팀 리더는 자신이 원하는 결과를 내기 위한 시스템을 만들고 운영합니다.
리더로서 여러분이 시스템을 짜고 운영할 때 다음 세 가지에 주의하시기 바랍니다:
첫째, 시스템은 단순하고 쉬워야 합니다. “도착 순서대로 발표를 하고 제일 마지막에 온 두 사람은 마이크를 담당한다”는 시스템은 단순하고 쉬워서 바로 실행할 수 있습니다. 반면에 “도착한 시간을 한 달 동안 추적해서 각각의 멤버와 일대일로 심층미팅을 해서 그 데이타를 전달하고, 왜 일찍 오지 않는지 원인을 분석하고, 앞으로 일찍 늦지 않겠다는 서약서에 서명한다” 같은 시스템은 실패합니다. 복잡하고 실행이 어렵기 때문입니다.
둘째, 시스템은 자의적인 판단이 들어갈 가능성이 없거나 적어야 합니다. "도착 순서대로 발표를 하고 제일 마지막에 온 두 사람은 마이크를 담당한다”는 시스템은 누가 담당자가 되든 동일하게 운영할 수 있습니다. 하지만 “가장 오픈 네트워킹을 열심히 한 사람 순서로 발표한다” 라는 시스템은 담당자에 따라 결과가 바뀝니다. “누가 열심히 했는지” 주관적인 판단이 들어가야 하기 때문입니다.
셋째, 시스템은 일관성있게 이행되어야 합니다. 예를 들어 리더와 친한 사람이 지각을 했을 때 봐 준다거나, 리더 마음대로 갑자기 발표 순서를 가나다 순으로 바꾼다거나 하면 시스템은 무너집니다.
각기 다른 성격과 배경을 가진 다수의 사람으로 구성된 협업팀을 리더 자신의 친분이나 개인기로 운영하는 것은 한계가 있습니다. 협업팀의 리더로서 여러분도 현재 안고 있는 문제가 해결이 안되어 속상하시다면 화를 내거나 누군가를 원망하거나 술을 마시는 대신, '어떤 단순하고 쉬운 시스템을 실행하면 이 문제를 해결할 수 있을까?’ 를 생각해 보시기 바랍니다.
출처 BNIKOREA 내셔널디랙터 존 윤 페이스북 페이지.